CLUB DES SCHAPENDOES DU CANADA

(note: dans ces règlements généraux, le mot «écrit» peut signifier de manière électronique)

 

1. Nom et objectifs

1.1 Le nom du club est «Club des Schapendoes du Canada» et son aire de fonctionnement couvre l’ensemble du Canada.

1.2 Les objectifs du Club sont:

(a) Encourager et promouvoir la qualité dans l’élevage du Schapendoes ainsi que protéger ses caractéristiques de chien de troupeau et faire tout ce qui est possible pour démontrer les qualités de la race.

(b) Encourager les membres et les éleveurs à adopter le standard de la race tel qu’approuvé par le Club canin canadien et à le reconnaître comme étant le premier standard d’excellence.

(c) Inciter les membres et les éleveurs à protéger et à promouvoir la race de même qu’à encourager la participation aux activités canines organisées par le Club canin canadien.

(d) Promouvoir et encourager le développement du Schapendoes tout en protégeant les intérêts de la race.

(e) Le Club sera opéré sur la base d’un organisme à but non lucratif et tout surplus monétaire ne sera en aucun cas utilisé pour le bénéfice d’un membre du Club.

 

2.Membres

2.1 L’année d’adhésion au Club correspond à l’année civile.

2.2 Admissibilité et catégories de membres: L’adhésion est ouverte à toute personne de 18 ans ou plus qui souscrit aux objectifs du Club. Il y a trois types d’adhésion.

(a) Individuelle: doit être un citoyen canadien, un propriétaire ou un amoureux du Schapendoes, avoir complété le formulaire d’adhésion et payé les frais d’adhésion tel que déterminé par les officiers et les directeurs du Club (ci-après appelé «le Conseil d’administration»). L’individu a plein droit de vote et peut être candidat à un poste au Conseil d’administration.

(b) Familiale: cette catégorie comporte les mêmes exigences que la catégorie précédente mais comprend deux personnes résidant à la même adresse et ayant payé les frais d’adhésion tel que déterminé par le Conseil d’administration. Chaque personne a un droit de vote et peut être candidat à un poste au Conseil d’administration.

(c) Non-résident: le membre non-résident n’est pas canadien, il a rempli le formulaire d’adhésion et payé les frais d’adhésion tel que déterminé par le Conseil d’administration. Le membre non-résident n’a pas droit de vote et ne peut pas devenir un candidat à un poste au Conseil d’administration.

2.3 Frais d’adhésion: les frais d’adhésion sont payables le premier jour de janvier de chaque année. Au cours de la première semaine de novembre, le Secrétaire informera chaque membre que les frais d’adhésion de l’année suivante sont payables.

2.4 Formulaire d’adhésion et approbation: Toutes les demandes d’adhésion doivent être faites sur le formulaire approuvée par le Conseil d’administration. Il doit être indiqué sur le formulaire que le candidat souscrit aux règlements généraux et au code d’éthique du Club. Le candidat doit fournir au Club une adresse postale, une adresse courriel et un numéro de téléphone. Le Club doit être informé de tout changement d’adresse ou de téléphone dans les 30 jours des changements.

2.5 Refus: Les demandes d’adhésion doivent être approuvées par une résolution du Conseil d’administration. Tout candidat refusé doit recevoir une explication écrite du refus.

2.6 Annulation d’adhésion: l’adhésion peut prendre fin d’une des manières suivantes:

(a) Démission: le membre peut résilier son adhésion en envoyant un avis écrit au Secrétaire.

(b) Expiration: une adhésion sera considérée échue et sera automatiquement terminée si le membre n’a pas payé sa cotisation dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivants le 1er janvier. Toutefois, le Conseil d’administration peut autoriser un quatre-vingt-dix (90) jours additionnels dans certaines circonstances. En aucun cas, une personne ne sera autorisée à voter si celle-ci n’a pas payé sa cotisation le jour du vote.

(c) Expulsion: Une adhésion peut prendre fin par expulsion ainsi qu’il est décrit dans la section 7 de ces Règlements.

 

3.Assemblées

 3.1 Assemblée générale annuelle: L’assemblée générale annuelle du Club aura lieu chaque année à un endroit et une date déterminés par le Conseil d’administration. Une convocation sera envoyée à chaque membre par le Secrétaire au moins trente (30) jours avant la date fixée. Le quorum pour l’assemblée annuelle doit être de cinq (5) membres en règle. Les procurations sont acceptées en concordance avec l’article 3.4.

3.2 Assemblée générale spéciale:

(a) Une assemblée générale spéciale peut être demandée par le Conseil d’administration en tout temps en envoyant une convocation aux membres.

(b) Le Conseil d’administration est dans l’obligation de convoquer une assemblée générale spéciale quand le Secrétaire reçoit une demande officielle par écrit pour une telle réunion. Cette demande doit être signée par au moins 50% des membres en règle.

(c) Un avis de convocation à une assemblée générale spéciale sera envoyée par le Secrétaire au moins trente (30) jours, mais pas plus de quarante-cinq (45) jours, avant la réunion et devra spécifier la date, l’heure et le lieu de même que l’objet de la réunion. Aucune autre affaire du Club ne pourra y être traitée. Le quorum pour l’assemblée générale spéciale sera de cinq (5) membres en règle.

3.3 Réunions du Conseil d’administration: Le Conseil se réunit immédiatement après l’Assemblée générale annuelle, sans préavis. Les autres réunions du Conseil se tiennent aux dates et lieux qui sont désignés par le Président ou par résolution régulière du Conseil.

(a) Un avis écrit doit être envoyé par le Secrétaire à chaque membre du Conseil d’administration au moins trente (30) jours avant la date de la réunion.

(b) Le quorum pour une réunion du Conseil sera atteint s’il y a présence d’une majorité du Conseil. Les procurations sont acceptées en concordance avec l’article 3.4.

3.4 Autre façon de participer aux réunions: Sauf si les Règlements généraux l’exigent expressément, les membres en règle peuvent participer aux affaires du Club et les officiers ou directeurs peuvent participer aux affaires du Conseil d’administration en envoyant une lettre au Secrétaire indiquant son vote sur une ou plusieurs résolutions (autres que celles tenues par vote secret). Cette lettre est signée par le membre et est envoyée au Secrétaire par courrier ou par télécopieur avant le début de la réunion.

 

4.Composition du Conseil d’administration (officiers et directeurs)

 4.1 Le Conseil d’administration est chargé de la gestion du Club et est habilité à adopter des règlements en autant qu’ils ne soient pas incompatibles avec ces Règlements généraux. Il ne peut y avoir plus de trois membres sur le Conseil d’administration provenant d’une même région telle que définie par le Club canin canadien.

4.2 Officiers: Doivent être résidents du Canada et 3 des officiers, incluant le Président, doivent être membres en règle du Club canin canadien. Le Club doit avoir un compte bancaire au nom du Club et tous les chèques faits par le Club devront être signés par deux des officiers choisis par le Club. Les officiers du Conseil d’administration sont le Président, le Vice-président, le Secrétaire et le Tésorier (si nécessaire une seule personne peut occuper les postes de Secrétaire et de Trésorier).

(a) Le Président préside les réunions du Conseil d’administration et les assemblées générales. Le Président aura les responsabilités spécifiées dans ces Règlements généraux.

(b) Le Vice-président assiste le Président dans ses responsabilités et doit agir comme Président si nécessaire.

(c) Le Secrétaire tient un registre de toutes les réunions et activités officielles du Club et du Conseil d’administration. Il est responsable de toutes les communications du Conseil d’administration avec les membres du Club. Il peut utiliser le Bulletin du Club pour faire parvenir aux membres les avis, les modifications, les bulletins de vote, etc… Il est également de sa responsabilité de faire parvenir aux membres les avis de cotisations au plus tard la 1ère semaine de décembre et de fournir, au plus tard le 31 juillet de chaque année, une liste des membres.

(d) Le Trésorier a comme responsabilité de collecter et recevoir les revenus du Club. Lors de l’Assemblée générale annuelle, le Trésorier doit présenter un compte rendu de toutes les sommes reçues et dépensées au cours de l’exercice précédent. Le Trésorier, au plus tard trente (30) jours après la fin de son mandat, doit soumettre tous les dossiers et livres de comptes au vérificateur désigné par le Club.

4.3 Directeurs: doivent résider dans la région qu’ils représentent. Un minimum d’un directeur sera élu parmi les membres conformément à l’article 5 jusqu’à ce que leurs successeurs soit élus.

4.4 Conditions: Les officiers et les directeurs ne sont pas rémunérés et aucun membre du Conseil d’administration ne peut profiter directement ou indirectement de son poste. À la suite d’une résolution du Conseil d’administration, un membre du Conseil peut être remboursé pour des dépenses raisonnables engagées dans le cadre de l’exercice de ses fonctions. Les membres du Conseil vont occuper leurs fonctions à partir du 1er jour de leur élection. Le mandat des représentants élus au Conseil d’administration ne peut excéder 2 mandats consécutifs (4 ans) à moins qu’il soit de l’intérêt du Club qu’un mandat soit prolongé au-delà de cette période.

4.5 Révocation et démission: les membres du Conseil peuvent être remerciés n’importe quand et pour toute raison par une résolution déposée par les membres lors d’une Assemblée générale annuelle ou lors d’une Assemblée générale spéciale. Tout membre du Conseil d’administration peut démissionner en produisant une lettre de démission au Conseil.

4.6 Dotation des postes vacants: Si un siège au sein du Conseil d’administration devient vacant, les membres restants du Conseil peuvent désigner un membre à ce siège jusqu’à la prochaine élection. Si le poste vacant est celui de Président, le Vice-président prendra la place du Président et ce dernier sera remplacé par un membre que le Conseil aura choisi.

 

5.Scrutin, mises en candidature, élections, année d’opération et vérificateur

5.1 Scrutin: À l’exception de la disposition mentionnée à l’article 3.4, le vote sera limitée à ses membres en règle présents lors d’une Assemblée générale annuelle ou d’une Assemblée spéciale du Club. Le vote par procuration ne sera pas permis pour l’élection des officiers et des administrateurs, pour les amendements à la constitution et aux règlements généraux et pour des changements au standard de la race. Le vote pour ces affaires doit se faire par scrutin secret.

5.2 Votes secrets: L’élection des membres du Conseil d’administration se fera par scrutin secret. Pour être valides, les bulletins de vote doivent être reçus par le Secrétaire (ou une personne indépendante du Club ou par un cabinet désigné par le Conseil). Pour chaque poste, le candidat obtenant le plus grand nombre de votes est déclaré élu. Dans le cas où deux ou plusieurs candidats pour un même poste reçoivent le même nombre de votes, les membres présents à l’assemblée doivent voter par scrutin secret. Des scrutins secrets successifs seront tenus jusqu’à ce qu’un candidat obtienne plus de votes que tout autre candidat restant. Tout poste laissé vacant à la fin des élections doit être comblé par le nouveau Conseil d’administration conformément à l’article 4.6.

5.3 Comité de mises en candidature:

(a) Le Conseil d’administration doit former un comité de mises en candidature avant le 15 septembre de l’année des élections. Le comité sera composé d’un président, de deux membres et de deux suppléants qui sont tous membres en règle du Club. Un seul d’entre eux peut être membre du Conseil d’administration en poste. Le comité de mises en candidature peut accomplir son mandat à l’endroit, à l’heure et de la manière qu’il juge appropriés.

(b) Les candidats ne peuvent être proposés à plus d’un poste. Le comité de mises en candidature doit signifier l’acceptation de la candidature par écrit et doit soumettre la liste des candidats au Secrétaire au plus tard le 15 octobre. Le Secrétaire, quant à lui, envoie par la poste la liste complète des candidats, en spécifiant la province de résidence de chacun des candidats, aux membres du Club le ou avant le 1er novembre.

(c) Les mises en candidature peuvent également être effectuées par le dépôt d’une pétition signée par deux membres et accompagnée de l’acceptation écrite du candidat proposé. Le Secrétaire doit recevoir cette pétition le ou avant le 1er décembre.

(d) Si aucune mise en candidature n’est reçue par le Secrétaire conformément au paragraphe (c) le ou avant le 1er décembre, les candidats proposés par le comité seront déclarés élus au moment de l’Assemblée générale annuelle et il n’y aura pas lieu de tenir une élection.

5.4 Élection: Si, au 1er décembre, le Secrétaire a reçu une ou plusieurs candidatures valides, celui-ci doit envoyer par la poste à chaque membre en règle, avec l’avis de convocation à l’Assemblée générale annuelle, un bulletin de vote pour chacun des postes avec la liste par ordre alphabétique des candidats avec leur lieu de résidence, en plus d’une enveloppe adressée au Secrétaire et identifiée «bulletin de vote». Une enveloppe de retour adressée au directeur du scrutin avec un espace pour la signature du membre sera également fournie. Afin de garder les bulletins de vote secrets, chaque électeur met son vote dans l’enveloppe identifiée «bulletin de vote». Une fois scellée, cette enveloppe est placée dans l’enveloppe adressée au directeur du scrutin et postée de manière à ce que celui-ci la reçoive au plus tard à la date de la tenue de l’Assemblée générale annuelle où se tient l’élection.

5.5 Directeurs de scrutin: Un ou plusieurs directeurs de scrutin sont nommés par le Conseil d’administration. Ceux-ci doivent s’assurer que chaque bulletin de vote correspond avec la liste de membres en règle avant d’ouvrir les enveloppes extérieures et de sortir les enveloppes marquées «bulletin de vote». Aussitôt que les votes sont comptées, le comité fournira au Secrétaire un rapport sur les résultats des élections. Ces résultats doivent être gardés secrets jusqu’à l’Assemblée générale annuelle.

5.6 Tout candidat qui se déclare incapable, à l’Assemblée générale annuelle où se tient les élections des officiers et des directeurs, d’accepter le poste pour quelque raison que ce soit, ne peut être élu et aucun vote ne lui sera comptabilisé lors de l’élection au poste pour lequel il avait été candidat.

5.7 L’année fiscale du Club débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre.

5.8 Vérificateur: Lors de chaque Assemblée générale annuelle au cours de laquelle se tient une élection, les membres doivent nommer un vérificateur qui n’est pas un directeur ou un officier du Club. Le vérificateur vérifie les livres de compte de la fin de l’exercice des deux dernières années du Club et produit un rapport aux membres du Club lors de la prochaine Assemblée générale annuelle. Dans les trente jours suivant une élection, le vérificateur doit recevoir du trésorier sortant tous les dossiers financiers du club et les livres de comptes. Le vérificateur doit examiner rapidement ces documents et faire un rapport au Conseil d’administration.

 

6.Comités

6.1 Le Conseil d’administration peut mettre sur pied un ou plusieurs comités permanents ou temporaires pour faire avancer le travail du Club sur des aspects particuliers tel que concours de conformation, d’obéissance, trophées ou toute autre question qui pourrait profiter du travail d’un comité. Chaque comité peut conduire ses activités au moment, à l’endroit et de la manière qui lui convient. Les actions et les décisions des comités doivent toujours faire l’objet d’une décision du Conseil d’administration. Le Conseil peut résilier tout membre du comité et la résiliation devient effective suite à un avis écrit au membre concerné du comité. Le Conseil peut nommer un successeur à la personne qui a été révoquée.

 

7.Discipline

7.1 Suspension du CKC: Tout membre suspendu par le CKC sera automatiquement privé des privilèges du Club pour une période de temps similaire à celle du CKC.

7.2 Plaintes:

(a) Tout membre peut loger une plainte contre un autre membre pour allégation de mauvaise conduite préjudiciable aux meilleurs intérêts du Club ou de la race. Les plaintes écrites contenant les détails de la mauvaise conduite présumée devront être adressées en doubles exemplaires au Secrétaire accompagnées d’un dépôt de 50$ qui sera remboursé si le défendeur est reconnu coupable lors d’une audience du comité.

(b) Sur réception de la plainte, le Secrétaire doit, dans les trente (30) jours qui suivent, transmettre une copie à chaque membre du Conseil avec un avis d’audience de même qu’à la partie défenderesse et à chaque membre du comité de discipline.

(c) L’audience doit se tenir dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la plainte. Si l’audience est composée des membres du Conseil, un minimum de trois membres doivent être présents. Dans le cas où l’audience est menée par un comité de discipline, une majorité des membres du comité doivent être présents. Si la plainte est déposée contre le Secrétaire, le Président devra agir en respect de cette constitution.

7.3 L’audience: Le Conseil administratif ou le comité de discipline devra s’assurer que le plaignant et le défendant sont traités équitablement et en respect de la règle de justice. Si une plainte se voit confirmée après avoir écouté toutes les preuves et témoignages, le comité pourra, par un vote majoritaire des personnes présentes, imposer une pénalité appropriée. Le Secrétaire devra alors informer chacune des parties de la décision dans les trente (30) jours de celle-ci.

7.4 Expulsion:

(a) L’expulsion d’un membre sera effectuée lors de l’Assemblée générale annuelle suivant l’audience et la recommandation du Conseil d’administration ou du comité de discipline. Le Président lira la plainte et fera un compte-rendu sur les faits et preuves mentionnés lors de l’audience de même que sur les recommandations du Conseil ou du comité de discipline. Il invitera le défendeur, s’il est présent, à donner ses commentaires s’il le désire. Les membres devront par la suite voter par scrutin secret sur la proposition d’expulsion. Une majorité de 2/3 des personnes présentes est nécessaire pour procéder à l’expulsion.

(b) Il peut être décidé, à la discrétion du Conseil d’administration, de procéder à un vote par correspondance. Ici encore, la majorité des 2/3 des membres éligibles est nécessaire pour pouvoir procéder à l’expulsion. Le vote par procuration n’est pas autorisé.

 

8.Amendements

8.1 Propositions d’amendements: Des propositions d’amendements aux Règlements généraux et au standard de la race peuvent être faites par le Conseil d’administration ou par une pétition adressée au Secrétaire et signée par 25% des membres en règle du Club. Les propositions reçues suite à une pétition sont lues et discutées au cours d’une réunion du Conseil d’administration. Elles sont par la suite soumises aux membres du Club avec les recommandations du Conseil dans un délai de quatre-vingt-dix (90) jours de la date de réception de la pétition par le Secrétaire.

8.2 Amendements par vote: Les Règlements généraux et le standard de la race peuvent être modifiés à tout moment en autant qu’une copie de l’amendement proposé a été envoyée à chacun des membres en règle accompagnée d’un bulletin de vote sur lequel on peut clairement signifier l’acceptation ou le refus de l’amendement proposé. Le vote secret est de mise et la procédure de la double enveloppe sera utilisée. Une note accompagnant le bulletin de vote précisera que le bulletin de vote doit être retourné au Secrétaire dans un délai de trente (30) jours de la date d’envoi des bulletins. Les amendements seront acceptés lorsqu’approuvés par au moins 2/3 des membres en règle du Club. Pour les fins du Club canin canadien, les amendements sont acceptés seulement lorsque celui-ci a signifié par écrit son approbation.

 

9.Règles d’ordre

9.1 Dans tous les cas, ce sont les règles d’ordre Robert récemment révisés en autant que ces règles soient en concordance avec la Loi ou ces Règlements généraux.

 

10.Dissolution 

10.1 Dissolution du Club: Le Club pourra être dissous à n’importe quel moment par le consentement écrit d’au moins 2/3 des membres éligibles au vote. Les votes par procuration ne seront pas permis. Dans le cas de dissolution du Club, autre que pour une réorganisation, aucun bien ou avoir ne sera remis à des membres du Club mais bien plutôt à un organisme sans but lucratif qu’aura choisi le Conseil d’administration.

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